“Tout objectif flou conduit obligatoirement à une connerie très précise.” Managers! Que cette citation vous porte en cette période d’entretien professionnel annuel

Comment faire pour inverser cette citation de Frédéric DARD?

L’entretien professionnel annuel est l’acte managérial majeur de cette fin d’année pour plusieurs dizaines de milliers de personnes.

Figure de style imposée, est-ce que vous la vivez comme une insupportable contrainte inutile ou plutôt comme une occasion précieuse de parler vrai?

L’entretien professionnel consiste en un échange organisé annuellement entre l’agent et son supérieur hiérarchique direct qui donne lieu à un compte rendu afin de répondre à la double exigence de:
- Responsabilité des managers,
- Transparence de l’exercice.

DGAFP L’entretien professionnel


Si le manager-évaluateur préfère souvent désacraliser ce moment, l’agent-évalué lui rappelle l’importance de ce temps privilégié au cours duquel il bénéficie de son encadrant rien que pour lui.elle.

En quête de:

  • Reconnaissance du travail accompli,
  • Valorisation des points forts et définition des points à améliorer,
  • Expression des souhaits sur les conditions de travail, la formation et l’évolution professionnelle
  • la parfois délicate question de l’Amélioration de la collaboration professionnelle N – N+1,

l’agent évalué nourrit des attentes fortes.

Pour s’en convaincre, il suffit de prendre. la posture d’agent.e évalué.e que nous sommes aussi pour s’avouer sincèrement nos attentes vis à vis de l’autorité territoriale ou du DG qui évalue notre travail.

 Les maître-mots:

OBJECTIVITE

RESPONSABILITE

RECONNAISSANCE

 

J’ai identifié que l’entretien professionnel peut se découper en 3 temps:

  1. Le PASSE ou le temps du bilan // ECOUTE & HUMILITE

  2. Le PRESENT ou le temps de l’évaluation // OBJECTIVITE & COURAGE MANAGERIAL

  3. Le FUTUR ou le temps de co-construction // ASSERTIVITE & OUVERTURE

La posture de l’évaluateur varie et l’énergie de l’entretien n’est pas la même non plus. En retrait pendant la phase 1, le manager reprend le lead de l’entretien en phase 2 pour le partager en phase 3.

1/ Le PASSE ou le temps du bilan // ECOUTE & HUMILITE

Au démarrage de l’entretien, il est de bon ton de rappeler le cadre de l’exercice puis de rapidement laisser la parole à l’agent.e évolué.e afin qu’il puisse faire la restitution de sa préparation.

20 min durant lesquelles le manager est à l’écoute. Une bonne façon d’assurer son aptitude à l’écoute est tout simplement de se taire et de savoir gérer à la fois les silences et notre irrépressible envie d’intervenir, interrompre, contre-dire, (se) justifier.

Il sera toujours temps de donner son point de vue à l’issue de la phase 1. Le fait que l’agent.e évalué.e se soit senti.e écouté.e est une des clefs de réussite de l’entretien, qui lui même conditionne la satisfaction de la reconnaissance!

TEMPS DE PAROLE PHASE 1:

80% agent.e évalué.é // 20% manager évaluateur.rice

2/ LE PRESENT ou le temps de l’évaluation // OBJECTIVITE & COURAGE MANAGERIAL

Il est alors temps d’entrer dans l’évaluation objective:

  • de l’atteinte des objectifs de l’année qui vient de s’écouler
  • des différents critères de savoirs – savoirs-faire et savoirs-être travaillés par la cellule RH en lien avec les managers puis votés en assemblée délibérante après avis consultatif du comité technique.

20 min pendant lesquelles le manager expose l’analyse objective des compétences développées par l’agent.e évalué.e en lien avec le niveau attendu par le poste occupé. L’évaluation n’est objective que parce que le référentiel de comparaison est connu, clair et cohérent.

L’évaluation par la compétence reste de mon point de vue la plus objectivante! La composante savoir-être restera la plus subjective mais le doute sera plus facilement levé sur le niveau attendu de savoirs et de savoirs-faire.

TEMPS DE PAROLE PHASE 2:
80% manager évaluateur.rice // 20 % agent.e évalué.e

3/ LE FUTUR ou le temps de co-construction // ASSERTIVITE & OUVERTURE

La projection dans le futur peut alors s’amorcer.
  • Définition des objectifs de l’année à venir
  • Besoins en formation nécessaire
  • Ambition et évolution professionnelle souhaitée

20 min pendant lesquelles l’échange libre et décomplexé s’apparente à une négociation gagnant/gagnant qui s’assure que les intérêts du service et ceux de l’agent.e seront nourris. Une occasion privilégiée de co-construire avec assertivité une part de la vie du service pour l’année à venir.

Et pourquoi ne pas aller plus loin? LE VRAI PLUS:

  • Appréciation de l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle compte tenu des objectifs fixés et des échéances de l’année à venir
  • Appréciation de l’adéquation Valeurs, motivations, talents en lien avec les objectifs déterminés.

Depuis que nous avons ajouté ces deux derniers éléments dans mes équipes, je trouve les entretiens plus aboutis en ce qu’il permette d’aborder la motivation en lien avec les clefs personnelles de l’agent.e.

 

TEMPS DE PAROLE PHASE 3:
50% manager évaluateur.rice // 50 % agent.e évalué.e

L’APPRECIATION GENERALE LITTERALE POUR FINIR EN BEAUTE

L’appréciation générale littérale traduisant la valeur professionnelle de l’agent.e est fondamentale en ce qu’elle constitue l’un des critères de sélection des agent.e.s dans le déroulement de carrière et dans le cadre de la mobilité.

EXIT la mention “Bravo, continuez ainsi” // Insuffisamment discriminant pour que la Commission Administrative Paritaire opère un choix le cas échéant…

La technique que j’utilise est celle dite du sandwich – technique de feed back en coaching.
  1. Un point fort
  2. Une piste d’amélioration
  3. Un point fort

Cela permet de rédiger une appréciation personnalisée et en cohérence totale avec les objectifs et évaluations des critères de compétences.

Il y a plusieurs pratiques quant au moment d’écrire cette appréciation littérale. Pour ma part, je trouve qu’il est nettement plus intéressant de l’écrire dans la foulée de l’étape 3 et de la lire à haute voix à l’agent.e évalué.e. La rédaction en dehors de la présence de l’agent.e après avoir conclu l’entretien est également possible. Je vous invite à tester les deux et à vous faire votre propre idée.

Enfin, je partagerai avec vous une connerie précise suite à objectif flou que j’ai fixé en 2018;

L’objectif était ainsi rédigé:

Mettre la Mairie en cohérence vis à vis de ces obligations GRC (gestion relation citoyenne)

La connerie précise fut que les services communication et affaires juridiques ont compris que cela nécessitait la refonte de notre site internet afin d’intégrer la composante GRC. Or, pour la direction générale et la cabinet, il était absolument impensable de lancer une refonte du site internet à 18 mois des élections! Résultats: Confusion, perte de temps, agacement et désorganisation.

En plus d’être assertif.ive, il convient d’être SMART dans la fixation des objectifs!

Tous ceux et celles qui sont formé.e.s à la conduite de projets connaissent par coeur la technique pour rendre un objectif opérationnel. Il doit être SMART:

  • S pour Spécifique
  • M pour Mesurable
  • A pour Atteignable
  • R pour Réaliste
  • T pour Temporalisé

L’objectif SMART aurait pu donner:

Assurer une veille juridique hebdomadaire sur l’évolution des obligations des collectivités territoriales en matière de Gestion Relation Citoyenne. Dans l’hypothèse d’une application obligatoire, saisir la DG et le cabinet afin d’opérer les éventuels arbitrages nécessaires à la mise en oeuvre.

Oui, rédiger des objectifs précis prend du temps, mais c’est autant de difficultés ensuite épargnées.

Si vous souhaitez échanger sur le sujet ou me poser des questions sur ma pratique, je tiendrai une conférence téléphonique mardi 27 novembre de 12h30 à 13h30.

Pour obtenir les codes de connection, contactez-moi à l’aide du formulaire ci-dessous:

Au plaisir d’un échange!

Sonnya GARCIA

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