1 réunion en 4 temps pour bien amorcer la rentrée

La rentrée est bien là et avec elle son lot de nostalgie et d’énergies nouvelles. Je considère ce temps comme une étape charnière dans le déroulé du dernier trimestre de l’année.

Celui-ci est souvent lourd pour les équipes qui doivent s’investir dans les processus des entretiens professionnels annuels et de l’élaboration budgétaire. Ces procédures, coutumières des services supports, sont souvent anxiogènes et vu comme consommatrices de temps par les autres services.

Bien négociée, cette étape vous apportera une dynamique de collectif de travail au service des objectifs et projets des derniers mois de l’année.

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Directrice Générale! OPTIMISEZ L’ORGANISTION DE VOTRE CONGE DE MATERNITE

Du chemin avec embûches à l’organisation qui rend tout possible…

Chères collègues, Organiser un congé maternité lorsque l’on assume les missions de DG peut s’avérer être un vrai casse-tête.

De l’annonce de la grossesse au retour de congé maternité, de nombreuses étapes s’annoncent. Sans compter, parfois, en amont, la décision même de faire un enfant (choix du meilleur timing) et souvent, en aval, la conciliation de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle.

J’ai testé plusieurs fois tous les aspects de la liaison dangereuse “DG & Congé maternité” et partagerai avec vous mes retours d’expériences.

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Manager par le sens! Lapalissade ou quête du graal?

Le risque d’un « fast-management » sans conscience, est celui de passer à côté du manager que nous sommes vraiment. Se poser quelques bonnes questions permet de manager par le sens avec plus de respect de soi et de l’équipe.

De l’esprit au bon sens, il y a plus loin qu’on ne pense.

Napoléon BONAPARTE

Défi: 21 JOURS ET 4 EXERCICES POUR ETRE UN MANAGER INSPIRE ET INSPIRANT A LA RENTREE

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CIEL, JE SUIS ADMISSIBLE!!! …suite

Méthodologie de l’épreuve orale d’attaché principal: Attendus du jury et Astuces pour se préparer dans les meilleures conditions.

Regardez cette vidéo pour découvrir

  • Les attendus des juré.e.s,
  • Des outils pour travailler votre projet professionnel et votre présentation,
  • Des questions clefs à se poser pour travailler sa motivation,
  • Mais également la réponse aux questions que vous m’avez posée.

Les fruits d’efforts importants sont souvent perdus parce qu’un dernier effort n’a pas été fait.

Christian Lovis

Ciel! Je suis admissible!!!

#concours #fonctionpublique #examenprofessionnel #admissibilité

Vous êtes admissibles à un concours ou examen de la fonction publique (ou vous préparez à l’être)? Félicitations ou Désolations?

Si seulement?… Oui je vais y arriver!! Je le mérite toute de même! Est ce que j’ai bien pensé à contextualiser mon introduction? Je rêve, ça ne passera jamais… Et si ça passe, et que je me retrouve à l’oral? Je ne suis pas prêt.e!

S’engager dans une préparation à un concours ou examen professionnel, c’est accepter de passer par tant d’états que mieux vaut avoir la tête froide pour garder le cap. Être admissible provoque un grand contentement mais rapidement ensuite, c’est la peur qui peut prendre le dessus.

Wahoo!! Champagne, je suis admissible!!!

Mince, je suis admissible, comment je vais faire??

Les 2 étapes par lesquels je suis toujours passée lorsque je lisais mon patronyme sur une liste d’admissibilité. (concours d’attaché, examen professionnel d’attaché principal, concours et examen professionnel d’administrateur territorial)

La préparation à l’oral peut s’avérer un vrai chemin de croix. Présentation du parcours professionnel, motivations, questions d’actualité, programme (quand il existe), connaissances de l’environnement professionnel, mise en situation; pas simple de prioriser son travail de préparation.

Et si comme la majorité des candidat.e.s, vous avez accessoirement un travail (possiblement à temps plein, bien plein), des activités extra-professionnelles, une vie sociale, une famille, voire même un chien ou un poisson rouge, cela relève presque de l’impossible de s’organiser pour se donner toutes les chances de succès.

4 étapes incontournables pour être prêt.e

  1. Créer des espaces temps dédiés. Respirer profondément et prendre la décision de faire des choix pour alléger l’emploi du temps. Partager ces décisions avec les personnes directement ou indirectement impactées. Sauf à ce que vous ayez du temps de libre, il va falloir le créer.
  2. Manager son temps. Confronter le temps imparti avant la date présumée ou connue de l’oral (des oraux), et l’étendue des connaissances à apprendre, revoir. Être responsable et accorder un temps réaliste au programme de révision que nous sommes en capacité “d’absorber”. Le temps ne se rallongera pas, donc manager votre temps et tenez vous à ce que vous programmez. Par exemple, s’accorder 15 min avant la pause déjeuner pour lire le dossier d’une revue spécialisée, 30 min chaque soir pour lire et apprendre une fiche thématique, se lever une heure plus tôt chaque jour et parcourir deux thèmes d’actualité en les approfondissant à l’aide des textes règlementaires et avis de spécialistes de la question…
  3. Ordonnancer l’exposé de votre parcours professionnel. Préparer son parcours professionnel. Un écueil consiste à penser qu’il n’est pas indispensable de préparer son discours autour de son parcours professionnel. “Après tout, c’est votre vie, vous devriez vous en rappeler” Et bien non! Un parcours mérite d’être travaillé sous l’angle de vos compétences, de créer de la cohérence, d’être pertinent quant aux exemples choisis lorsqu’il s’agit de l’illustrer, le tout en lien direct avec le cadre d’emplois ou le corps convoité et bien souvent dans un délai imparti et minuté. Donc, pas de tergiversations; travailler l’ordonnancement de votre parcours, l’énoncé chronologique n’est pas toujours le plus pertinent.
  4. Trouver votre pépite de motivation. Enfin, la motivation. Elle doit transpirer tout au long de votre oral! Pourquoi êtes vous là? Quelles sont les raisons qui vous ont porté.e.s tout au long de votre préparation? Qui vous ont poussé.e.s à travailler dur? Beaucoup ne travaille que superficiellement leur motivation et répondent donc en surface à ces questions qui peuvent pourtant faire toute la différence entre deux candidate.e.s. Ce n’est pas tant la réponse que vous formulerez que l’intensité et les mots choisis qui mettront en lumière toute la cohérence entre votre parcours, vos compétences, vos savoirs-être et les fonctions et métiers auxquels vous pourrez prétendre à l’obtention du concours ou de l’examen professionnel convoité.

ALORS! PLUS UNE MINUTE A PERDRE!

Quelque soit le concours ou examen préparé, les oraux comportent des étapes incontournables. Je prépare pour vous une vidéo afin de présenter:

  • Les attendus des juré.e.s dans la très majorité des oraux de concours,
  • Des outils pour travailler votre projet professionnel et votre présentation,
  • Des questions clefs à se poser pour travailler sa motivation,
  • Mais également la réponse aux questions que vous pouvez d’ores et déjà me poser dans les commentaires de cet article. J’en sélectionnerai une dizaine et apporterai des réponses détaillées à chacune.

Une des clefs du succès est la confiance en soi. Une des clefs de la confiance en soi est la préparation.

Arthur Ashe

Posez vos questions dans les commentaires, j’y réponds dans une vidéo à venir.

Des astuces pratiques pour optimiser votre méthodologie de l’épreuve de note avec rapport en 4 heures? Ce webinaire est fait pour vous!

Vous êtes fonctionnaire ou souhaitez le devenir? Vous ambitionnez de passer un concours ou un examen? Vous êtes en cours de préparation d’un concours ou examen?

Optimiser vos chances de réussite en visionnant cette vidéo

Près de 60 min de conseils méthodologiques et astuces pratiques concernant l’épreuve de note avec solutions opérationnelles aussi appelée épreuve de rapport avec solutions opérationnelles.

CLIQUEZ ICI MAINTENANT pour visualiser cette vidéo gratuite et poser moi vos questions en commentaires.

« La chance ne sourit qu’aux esprits préparés. » Louis Pasteur

Une supervision managériale? Mais pour quoi faire?

Que vous soyez intéressé.e, interrogé.e ou sceptique, venez tester… Vous faites quoi mardi prochain?

Les psychologues, personnels de la petite enfance, personnel du secteur médico-social ont tous ou presque des séances d’analyse de la pratique.

Les coach ont leurs séances de supervision.

Et les managers?

Ils ruminent seul dans leur coin car ils n’osent pas ou ne peuvent pas partager? …

On parle souvent de la solitude du manager. Je me remémore les propos d’une collègue DGS qui me disait …Tu sais Sonnya, on est tous en concurrence, comment veux tu que l’on échange sur nos difficultés et nos “faiblesses”… C’est ainsi que l’on ajoute du stress à la solitude car échouer relève d’un secret de polichinelle.

Ce dont on ne pas parler ailleurs, je vous propose de le partager, au sein d’un cercle de pair.e.s. à la fois bienveillant et cadrant.

OBJECTIFS :
Offrir un espace régulier de paroles

  • Exprimer interrogations et difficultés dans un climat de respect et de confiance,
  • Déposer le poids du quotidien et faciliter sa mission,
  • Réfléchir collectivement aux pratiques professionnelles,
  • Aborder des situations professionnelles complexes de manière commune et interdisciplinaires,
  • Echanger sur le vécu et le ressenti des paires managers, autour de situations concrètes,
  • Cultiver une prise de recul apprenante sur les situations partagées en croisant les regards,
  • Avoir des éléments de compréhension sur les processus qui ont conduit aux situations évoquées,
  • Mobiliser l’intelligence collective du groupe au service de la « résolution », de la « clarification » et/ou des « freins » et des « ressources » le tout en lien avec la situation abordée
  • Réajuster de façon concrète son savoir-faire pratique et relationnel
  • Clarifer sa place et son positionnement
  • Impulser une attitude réflexive, en prenant de la hauteur par rapport à sa pratique et aux situations abordées
  • Développer l’intelligence situationnelle et le raisonnement fractal
  • Evaluer au fl des séances l’apport de ces temps de travail

PROGRAMME :
Public :
Manager et Top Manager des secteurs publics et privés
Pré-requis :
Être actuellement en situation de management d’équipe hiérarchique ou fonctionnelle ou l’avoir été dans les 6 derniers mois.

CONTENU:

Les thèmes travaillés émaneront des participant.e.s. Les ateliers regroupent deux facilitatrices et 6 à 12 managers. Au cours d’un atelier, chaque manager, appelé « exposant », partage une situation actuelle de management qui le met en difficulté, lui pose un problème ou une question. La situation est étudiée en appliquant une méthode de décryptage qui mêle co-développement et analyse situationnelle. Les facilitatrices réalisent alors des apports théoriques en fonction de ce qui se joue dans la situation. Les apports sont multi-courants : Analyse transactionnelle, Programmation neuro-linguistique, Analyse systé-
mique…

  • Relation à un supérieur hiérarchique
  • Relation avec un collaborateur
  • Relation avec une équipe
  • Relation avec des pairs / collègues
  • Relation à l’organisation
  • Relation à soi-même

1ère séance: Mardi 26 février

MODALITES ORGANISATIONNELLES :
Nombre de participants : 6 à 12
Durée : 1 journée de 7h
Nombre d’ateliers : 5
Période : Février à Juin 2019
Dates : 26/02, 26/03, 23/04, 28/05 et 25/06
Type : Présentiel à Lyon (69 009)

TARIFS :
Auto-fnancement : 80 €/TTC/Jour
Financement employeur : 180 €/HT/Jour

RÊVolutionnairement vôtre,

Sonnya

“Tout objectif flou conduit obligatoirement à une connerie très précise.” Managers! Que cette citation vous porte en cette période d’entretien professionnel annuel

Comment faire pour inverser cette citation de Frédéric DARD?

L’entretien professionnel annuel est l’acte managérial majeur de cette fin d’année pour plusieurs dizaines de milliers de personnes.

Figure de style imposée, est-ce que vous la vivez comme une insupportable contrainte inutile ou plutôt comme une occasion précieuse de parler vrai?

L’entretien professionnel consiste en un échange organisé annuellement entre l’agent et son supérieur hiérarchique direct qui donne lieu à un compte rendu afin de répondre à la double exigence de:
- Responsabilité des managers,
- Transparence de l’exercice.

DGAFP L’entretien professionnel


Si le manager-évaluateur préfère souvent désacraliser ce moment, l’agent-évalué lui rappelle l’importance de ce temps privilégié au cours duquel il bénéficie de son encadrant rien que pour lui.elle.

En quête de:

  • Reconnaissance du travail accompli,
  • Valorisation des points forts et définition des points à améliorer,
  • Expression des souhaits sur les conditions de travail, la formation et l’évolution professionnelle
  • la parfois délicate question de l’Amélioration de la collaboration professionnelle N – N+1,

l’agent évalué nourrit des attentes fortes.

Pour s’en convaincre, il suffit de prendre. la posture d’agent.e évalué.e que nous sommes aussi pour s’avouer sincèrement nos attentes vis à vis de l’autorité territoriale ou du DG qui évalue notre travail.

 Les maître-mots:

OBJECTIVITE

RESPONSABILITE

RECONNAISSANCE

 

J’ai identifié que l’entretien professionnel peut se découper en 3 temps:

  1. Le PASSE ou le temps du bilan // ECOUTE & HUMILITE

  2. Le PRESENT ou le temps de l’évaluation // OBJECTIVITE & COURAGE MANAGERIAL

  3. Le FUTUR ou le temps de co-construction // ASSERTIVITE & OUVERTURE

La posture de l’évaluateur varie et l’énergie de l’entretien n’est pas la même non plus. En retrait pendant la phase 1, le manager reprend le lead de l’entretien en phase 2 pour le partager en phase 3.

1/ Le PASSE ou le temps du bilan // ECOUTE & HUMILITE

Au démarrage de l’entretien, il est de bon ton de rappeler le cadre de l’exercice puis de rapidement laisser la parole à l’agent.e évolué.e afin qu’il puisse faire la restitution de sa préparation.

20 min durant lesquelles le manager est à l’écoute. Une bonne façon d’assurer son aptitude à l’écoute est tout simplement de se taire et de savoir gérer à la fois les silences et notre irrépressible envie d’intervenir, interrompre, contre-dire, (se) justifier.

Il sera toujours temps de donner son point de vue à l’issue de la phase 1. Le fait que l’agent.e évalué.e se soit senti.e écouté.e est une des clefs de réussite de l’entretien, qui lui même conditionne la satisfaction de la reconnaissance!

TEMPS DE PAROLE PHASE 1:

80% agent.e évalué.é // 20% manager évaluateur.rice

2/ LE PRESENT ou le temps de l’évaluation // OBJECTIVITE & COURAGE MANAGERIAL

Il est alors temps d’entrer dans l’évaluation objective:

  • de l’atteinte des objectifs de l’année qui vient de s’écouler
  • des différents critères de savoirs – savoirs-faire et savoirs-être travaillés par la cellule RH en lien avec les managers puis votés en assemblée délibérante après avis consultatif du comité technique.

20 min pendant lesquelles le manager expose l’analyse objective des compétences développées par l’agent.e évalué.e en lien avec le niveau attendu par le poste occupé. L’évaluation n’est objective que parce que le référentiel de comparaison est connu, clair et cohérent.

L’évaluation par la compétence reste de mon point de vue la plus objectivante! La composante savoir-être restera la plus subjective mais le doute sera plus facilement levé sur le niveau attendu de savoirs et de savoirs-faire.

TEMPS DE PAROLE PHASE 2:
80% manager évaluateur.rice // 20 % agent.e évalué.e

3/ LE FUTUR ou le temps de co-construction // ASSERTIVITE & OUVERTURE

La projection dans le futur peut alors s’amorcer.
  • Définition des objectifs de l’année à venir
  • Besoins en formation nécessaire
  • Ambition et évolution professionnelle souhaitée

20 min pendant lesquelles l’échange libre et décomplexé s’apparente à une négociation gagnant/gagnant qui s’assure que les intérêts du service et ceux de l’agent.e seront nourris. Une occasion privilégiée de co-construire avec assertivité une part de la vie du service pour l’année à venir.

Et pourquoi ne pas aller plus loin? LE VRAI PLUS:

  • Appréciation de l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle compte tenu des objectifs fixés et des échéances de l’année à venir
  • Appréciation de l’adéquation Valeurs, motivations, talents en lien avec les objectifs déterminés.

Depuis que nous avons ajouté ces deux derniers éléments dans mes équipes, je trouve les entretiens plus aboutis en ce qu’il permette d’aborder la motivation en lien avec les clefs personnelles de l’agent.e.

 

TEMPS DE PAROLE PHASE 3:
50% manager évaluateur.rice // 50 % agent.e évalué.e

L’APPRECIATION GENERALE LITTERALE POUR FINIR EN BEAUTE

L’appréciation générale littérale traduisant la valeur professionnelle de l’agent.e est fondamentale en ce qu’elle constitue l’un des critères de sélection des agent.e.s dans le déroulement de carrière et dans le cadre de la mobilité.

EXIT la mention “Bravo, continuez ainsi” // Insuffisamment discriminant pour que la Commission Administrative Paritaire opère un choix le cas échéant…

La technique que j’utilise est celle dite du sandwich – technique de feed back en coaching.
  1. Un point fort
  2. Une piste d’amélioration
  3. Un point fort

Cela permet de rédiger une appréciation personnalisée et en cohérence totale avec les objectifs et évaluations des critères de compétences.

Il y a plusieurs pratiques quant au moment d’écrire cette appréciation littérale. Pour ma part, je trouve qu’il est nettement plus intéressant de l’écrire dans la foulée de l’étape 3 et de la lire à haute voix à l’agent.e évalué.e. La rédaction en dehors de la présence de l’agent.e après avoir conclu l’entretien est également possible. Je vous invite à tester les deux et à vous faire votre propre idée.

Enfin, je partagerai avec vous une connerie précise suite à objectif flou que j’ai fixé en 2018;

L’objectif était ainsi rédigé:

Mettre la Mairie en cohérence vis à vis de ces obligations GRC (gestion relation citoyenne)

La connerie précise fut que les services communication et affaires juridiques ont compris que cela nécessitait la refonte de notre site internet afin d’intégrer la composante GRC. Or, pour la direction générale et la cabinet, il était absolument impensable de lancer une refonte du site internet à 18 mois des élections! Résultats: Confusion, perte de temps, agacement et désorganisation.

En plus d’être assertif.ive, il convient d’être SMART dans la fixation des objectifs!

Tous ceux et celles qui sont formé.e.s à la conduite de projets connaissent par coeur la technique pour rendre un objectif opérationnel. Il doit être SMART:

  • S pour Spécifique
  • M pour Mesurable
  • A pour Atteignable
  • R pour Réaliste
  • T pour Temporalisé

L’objectif SMART aurait pu donner:

Assurer une veille juridique hebdomadaire sur l’évolution des obligations des collectivités territoriales en matière de Gestion Relation Citoyenne. Dans l’hypothèse d’une application obligatoire, saisir la DG et le cabinet afin d’opérer les éventuels arbitrages nécessaires à la mise en oeuvre.

Oui, rédiger des objectifs précis prend du temps, mais c’est autant de difficultés ensuite épargnées.

Si vous souhaitez échanger sur le sujet ou me poser des questions sur ma pratique, je tiendrai une conférence téléphonique mardi 27 novembre de 12h30 à 13h30.

Pour obtenir les codes de connection, contactez-moi à l’aide du formulaire ci-dessous:

Au plaisir d’un échange!

Sonnya GARCIA

Je me demandais… En tant que DG, vous ne vous sentez pas seul.e?

Voilà une question à laquelle j’ai souvent du répondre. Et ma réponse est invariablement la même. Non, en tant que DG, je ne me sens pas seule, je le suis.

Pas tout à fait dans l’équipe des élu.e.s, ni dans celle des agent.e.s

Seule car, il apparaît que je n’appartiens pas tout à fait à l’équipe des élu.e.s et je ne fais pas non plus tout à fait partie de l’équipe des agent.e.s.

Je l’ai intégré et pourtant, il m’arrive encore parfois de m’offusquer de ne pas être concertée par les membres du comité technique qui lancent un sondage sur la journée solidarité par exemple ou interrogative quant à ma participation au repas festif annuel des élu.e.s…

Un inconfortable entre-deux de plus?

Le salut se trouve-t -il dans l’équipe du CODIR? ou dans le binôme avec l’autorité territoriale? On peut l’imaginer, jusqu’au premier désaccord où l’on se rend compte que cette proximité ne nous permet pas toujours de partager toutes nos difficultés, tous nos ressentis.

Et mes pairs?

Evidemment, j’ai des pairs et j’ai longtemps considéré que mon équipe se trouvait dans mes relations authentiques avec mes collègues DGS. Puis un jour, l’une d’entre eux m’a dit: “Tu sais Sonnya, nous sommes tout de même tous en concurrence…”

J’ai compris qu’elle n’avait pas tout à fait tort; que probablement d’autres collègues pensaient la même chose et que la surface bien polissée du DG exemplaire qui ne connaît aucun problème – si ce n’est ceux que rencontrent tous les autres – devaient être affichée en toutes circonstances!

Ok, alors quand est ce que l’on peut être nous même?

Partager nos processus de réflexions, doutes, interrogations, peurs … ah bon, ça a des peurs un DG… hésitations… ou juste demander un avis, un conseil ou encore “s’épancher” sur les dernières incongruités de nos élu.e.s, de nos agent.e.s … pour celles des administré.e.s, en général, on a moins de difficulté à s’épancher… à quelle porte frapper?

Bien sûr, il y a nos proches et en même temps, je me sens tout de suite moins à l’aise quand je dois commencer par répondre à la question …“C’est quoi un DG dans une mairie? Il y a bien déjà un Maire???”. Quant à nos super-proches, le manque de distance affective est parfois plus dévastateur qu’aidant! …Attention, tu es sur un emploi fonctionnel! Commence pas à te mettre tout le monde à dos ou à te plaindre, on/tu fera(s) quoi si tu perds ton boulot???”…

L’idéal: une oreille (ou plus) emphatique

L’empathie ou l’art double d’être distinct sans être distant. J’ai souvent pensé qu’un partage entre pairs dénué d’enjeux de territoires, serait la solution.

Imaginez, un groupe de DG, dont les individus ne se connaissent pas nécessairement, en confiance et avec l’envie de créer un réseau soutenant ou un espace à l’écoute d’idées nouvelles, qui se connecte une fois par mois sur une plate-forme téléphonique entre 12h et 14h…

Créant ainsi un espace emphatique et confrontant, qui aide à avancer, se remettre en question, recueillir des avis et positionnements, avec l’idée de 0% complaisance et 100% bienveillance.

Un espace de travail et non de discussions de café

Il s’agit bien là de confronter, analyser nos pratiques et non de se (faire) plaindre. A l’instar d’une analyse de la pratique, je l’imagine comme une inter-vision.  Je mettrai alors au service du groupe mes compétences de coach et facilitatrice pour accompagner le groupe.

Pour le savoir, j’ai besoin de le tester avec vous

Si comme moi, vous pensez que cet espace peut apporter une réelle plus-value dans votre travail et votre posture sans être trop chronophage,

Ou si, vous pensez  que cela n’apportera rien,

Venez tester ce premier rdv, que je nomme le KIOSK à DG

Mardi 2 juillet de 12h30 à 13h30

Envoyer moi un mail à l’aide du questionnaire ci-dessous (gratuit et sans aucun engagement) et je vous communiquerai le numéro de téléphone et le code de la salle virtuelle pour notre rencontre téléphonique.

Hâte de vivre cette expérience avec vous.

Sonnya GARCIA

Directrice Générale / Formatrice / Coach / Blogueuse

Vous vous demandez quelles sont les préoccupations de vos collaborateurs en cette rentrée? Une technique infaillible pour anticiper des difficultés à venir: Demandez-leur!

A quoi peut bien servir le fait de demander aux membres de son équipe quelles sont leurs préoccupations de rentrée?

On a déjà bien assez à faire avec les siennes propres!!

Je ne vais pas vous ménager mais:

  1. Vous devez faire de la gestion de vos propres préoccupations une priorité,
  2. L’absence de prise en compte des préoccupations de vos collaborateur.rice.s revient à négliger une précieuse donnée entrante pour le travail de planification du dernier trimestre de l’année.

J’utilise toujours la première quinzaine du mois d’août pour planifier les événements importants de la fin de l’année.

  • Projets en cours,
  • Conseils municipaux / conseils communautaires,
  • Commissions générales,
  • Manifestations communales,
  • Préparation budgétaire,
  • Campagne des entretiens professionnels annuels.

Je ne sais pas à quoi ressembleraient mes journées si je ne prenais pas ce temps de planification. Probablement à un enchaînement de tâches décousu, générateur de stress et d’une perte de temps scandaleuse.

Pendant des années, j’ai préparé cette planification pour moi, sans partage.

Puis, il y a trois ans, j’ai décidé d’en parler aux cadres – lors d’une réunion de rentrée. Ils ont apprécié de pouvoir à leur tour connaître très en amont les dates auxquelles ils allaient être sollicités dans le cadre du processus de programmation budgétaire N+1 ou de la campagne des entretiens professionnels annuels.

J’ai ajouté en début de réunion un temps de recueil de leurs préoccupations.

Un triple avantage à demander aux membres de son équipe ce qui les préoccupe:

Le premier, est non des moindres: Vous pourrez y répondre!

Une préoccupation qui trouve une réponse voire même simplement une écoute sincère et authentique passe du statut de bombe à retardement à celui d’explosif désamorcé en douceur. Je ne sais pas vous mais moi je préfère éviter les dossiers qui se gèrent dans la douleur.

Le second: Vous pourrez anticiper les conséquences.

Si aucune réponse ne peut être apportée. Inutile de mettre la tête dans le sable. Devant l’inévitable, une seule solution – anticiper les conséquences, cela aide à se préparer.

Le troisième: Vous pourriez recevoir un beau cadeau.

Et puis parfois aussi, notre équipe nous renvoie une problématique à laquelle nous n’avions pas pensé. Et là, c’est un peu comme un cadeau! Un travail d’anticipation va pouvoir se faire pour anticiper les effets à venir.

Cette année, j’ai invité l’ensemble des agent.e.s et non seulement les cadres.

50% de l’effectif était présent. Principalement les services ne recevant pas du public.

J’ai débuté en distribuant des post-it et leur ai demandé, par service, de discuter puis noter leurs préoccupations de rentrée. Les préoccupations personnelles sont les bienvenues – je trouve qu’il est toujours intéressant d’ouvrir un espace dans lequel des professionnel.le.s peuvent partager des sujets purement privés. D’expérience, l’équipe peut anticiper des potentielles absences à venir ou une attention au travail amoindrie. Par exemple: pouvoir dire qu’un membre de sa famille est en fin de vie ou que l’un de nos enfants rencontrent une problématique scolaire importante peut grandement aider le service à suppléer pendant les moments compliqués.

J’ai, en partie, recueilli les préoccupations suivantes:

- Inquiétude sur l'absorption de la charge de travail nouveau,
- Les problématiques de stationnement à venir du fait des nombreux travaux sur   la commune.
- L'augmentation des effectifs à la cantine et temps périscolaire...

Je ferai un retour par services. En revanche, j’ai répondu à une préoccupation en directe car celle-ci faisait écho à une problématique qui inquiète une partie de la population. Je souhaitais que les agent.e.s aient un niveau d’informations suffisant quant aux contraintes des élu.e.s dans la gestion des normes supra-communale sen matière d’aménagement du territoire.

Ensuite, j’ai pris une vingtaine de minutes pour:

  1. présenter les prochains point à l’ordre du jour du Comité Technique et rappeler les membres représentants du collectif es employé.e.s.
  2. annoncer la planification exacte de la préparation budgétaire à venir et notamment des étapes impliquant le travail des services,
  3. annoncer la planification précise des entretiens professionnels annuels à venir,
  4. évoquer le planning des travaux
  5. laisser le temps pour un échange de questions diverses.

Résultat: une ambiance détendue et des agent.e.s rassuré.e.s. dans l’écoute de leurs préoccupations et quant aux échéances à venir sollicitant leur implication.

Je ne peux que vous encourager à partager un temps formel avec votre équipe.

1 réunion en 4 temps pour bien débuter la rentrée:

√ 30 min de temps d’accueil autour d’un café

√ 20 min de temps d’informations ascendantes (les agent.e.s partagent leurs préoccupations)

√ 20 min de temps d’informations descendantes (la direction présente les étapes clefs à venir)

√ 20 min max de temps de clôture en favorisant les échanges en petit comité (pour ceux et celles qui n’auraient pas osé)

A vous de tenter…

… et de nous dire dans les commentaires quels bénéfices vous et votre équipe avez retirés?

Sonnya GARCIA